Почему соглашение об ЭДО необходимо (де-факто)
Без этого соглашения ваш электронный документ не будет иметь юридической силы, равной бумажному. Требования к юридической значимости электронных документов установлены Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Чтобы электронный документ (например, счет-фактура, акт, договор) считался равнозначным бумажному с собственноручной подписью, должны соблюдаться два основных условия:
- Наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП). Это основа.
- Соблюдение согласованного сторонами порядка обмена. Именно этот порядок и фиксируется в Соглашении об ЭДО.
Что прописано в соглашении об ЭДО:
- Виды документов, которые стороны будут обменивать электронно (счета-фактуры, акты, УПД, договоры и т.д.).
- Виды используемых электронных подписей (как правило, КЭП).
- Порядок признания документов юридически значимыми.
- Процедура отправки и получения документов (например, документ считается полученным, когда отправитель получил автоматическую квитанцию о получении от оператора).
- Порядок действий в случае утраты ключа подписи или сбоев.
- Признание равнозначности электронного документа бумажному.
Без этого соглашения вы не сможете доказать, что ваш контрагент действительно получил документ и что он согласен с правилами обмена. Это делает электронные документы уязвимыми в суде.
Особый случай: Счет-фактура
Это самый строго регламентированный документ. Налоговый кодекс РФ (п. 1 ст. 169) прямо разрешает составление счетов-фактур в электронном виде, но при соблюдении условий, установленных Приказом Минфина России от 24.03.2022 № 58н.
Этот приказ предписывает, что обмен электронными счетами-фактурами возможен только при наличии соглашения между сторонами, в котором прописан порядок обмена.
Вывод по счетам-фактурам: Для их обмена соглашение об ЭДО является обязательным требованием закона.
Как заключить такое соглашение?
На практике есть два основных пути:
- Использование оператора ЭДО (рекомендуемый способ).
- Большинство компаний обмениваются документами через специализированных операторов (Диадок, СБИС, Такском, Калуга Астрал и др.).
- Эти операторы предоставляют типовое присоединительное соглашение (оферту). Когда вы и ваш контрагент регистрируетесь у одного и того же оператора, вы автоматически принимаете условия этой оферты. Фактически, это и есть ваше соглашение об ЭДО.
- Это самый простой, безопасный и распространенный способ.
- Самостоятельное подписание двустороннего соглашения.
- Компании могут самостоятельно разработать и подписать КЭП отдельный документ «Соглашение об электронном документообороте». Этот способ более гибкий, но и более сложный в организации и технической реализации, поэтому используется реже.
Итог
- Прямого закона, обязывающего подписывать соглашение для ВСЕХ хоз. документов, нет.
- Для электронных счетов-фактур такое соглашение является обязательным по Налоговому кодексу.
- Для всех остальных документов (акты, накладные, письма) соглашение де-факто обязательно для придания им юридической силы и минимизации рисков.
- На практике 99% компаний решают этот вопрос, подключаясь к одному из операторов ЭДО и принимая его условия оферты, которые и служат соглашением между всеми участниками системы.
Несмотря на то, что заключать соглашение не обязательно, мы рекомендуем это сделать: оно может потребоваться в ситуациях судебных разбирательств или предоставления документа в налоговую по требованию (письмо ФНС от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@).
Было ли это полезно?
1 / 0